Координация
Одной из немаловажных функций систем автоматизации является координация информационных потоков между различными функциональными структурами организации. Координацию работы подразделений необходимо строить на хорошо автоматизированной системе управления информационными потоками, которая позволит быстро, легко и удобно обмениваться необходимой информацией.
Информация может быть следующего содержания:
- Функция маркетинга с одной стороны должна правильно спрогнозировать спрос на продукцию или услуги предприятия, а также информировать производство о потребительских претензиях по качеству и срокам поставок товаров или услуг. С другой стороны маркетинг должен своевременно получать от производства информацию о наличии продукции, возможностях ее своевременного изготовления, либо о возможности предоставить те или иные услуги для удовлетворения спроса клиентов.
- Инженерная функция обеспечивает разработку новых видов продукции, производственных мощностей и процессов. Обратной связью является информация, полученная от производства о проблемах связанных с конструкцией изделий, возможностях модернизации системы производства в целом и т.д.
- Функция службы финансов призвана управлять капиталом компании. Для своевременного предоставления капиталов нужное время и в нужных объемах этой службе необходимо получать от других подразделений необходимую информацию о планах развития предприятия, данные по текущим расходам (оплата труда, расчеты с поставщиками и т.д.). Также службе финансов необходимо вести финансовую отчетность и учет материально-технических запасов.
- Функцией отдела кадров является отбор, вербовка и обучение кадров для обеспечения персоналом подразделений организации. В свою очередь эти подразделения должны своевременно информировать отдел кадров о своих потребностях в сотрудниках соответствующей квалификации.
Существуют сложные рабочие взаимоотношения внутри предприятия, которые могут приводить к «конфликтам интересов». Основными причинами таких конфликтов являются совместное пользование ограниченными ресурсами, взаимосвязь задач и различия целей подразделений организации.
Например, служба, отвечающая за производство, требует средства для приобретения нового оборудования, а финансовая служба, понимая ограниченность средств на предприятии, считает необходимым израсходовать их на другие нужды. Служба маркетинга, например, недовольна тем, что производственники недостаточно уделяют внимания замечаниям клиентов на те, или иные недостатки в продукте или услуге. В свою очередь производство может обвинить службу маркетинга в том, что последняя дает клиентам необоснованные обещания, без согласования с производством.
Автоматизация работы с информационными ресурсами позволяет уменьшить возможность возникновения таких конфликтов.
Также не обойтись без координации в том случае, если предприятие имеет филиальную систему, расположенную в различных частях города, разных городах или странах. Такие предприятия как банки, страховые компании, агентства недвижимости уже давно поняли эффективность использования филиальной системы. Филиальная система позволяет быть «ближе к клиенту», а в условиях жестокой конкуренции это позволяет повысить конкурентоспособность предприятия. Филиалы, без использования автоматизированных систем, просто не смогут быстро и эффективно координировать свои действия, как с головным офисом, так и между собой.